Comment devenir un magicien des flows Salesforce ? Les 4 piliers de l’automatisation avancée

Dans l’univers Salesforce, les Flow sont bien plus que de simples automatisations : ce sont les sortilèges modernes des administrateurs et consultants qui souhaitent transformer la complexité en simplicité. Savoir les manier, c’est devenir le véritable magicien de l’automatisation Salesforce au sein de votre organisation.

Mais comme tout art, la maîtrise de Flow Builder demande méthode, pratique et compréhension.

Dans cet article, inspiré de notre formation Flow Salesforce avancé, nous vous partageons les 4 piliers essentiels pour créer une architecture Flow robuste et maintenable : les Flow Trigger, les Screen Flow, les Subflow, et les Scheduled Flow.

Prêt à relever le défi de l’automatisation avancée ?

Les Flow Trigger (ou Record-Triggered Flow) sont le cœur de l’automatisation dans Salesforce.

Ils se déclenchent lorsqu’un enregistrement est créé, mis à jour ou supprimé, et permettent d’exécuter des actions sans la moindre ligne de code.

Pour devenir un véritable magicien et expert des Flows, il faut comprendre leurs principes de conception et leurs règles de performance.

Une règle de nommage claire est indispensable pour faciliter la maintenance et la collaboration entre les admins Salesforce.

Un nommage rigoureux permet non seulement de s’y retrouver rapidement, mais aussi de s’assurer que les Flow Trigger respectent l’architecture Flow robuste et évolutive de votre organisation.

La véritable maîtrise des Flow passe par la gestion efficace des ressources. Savoir les manier, c’est comme apprendre à mélanger les bons ingrédients d’une potion.

Un Flow performant est un Flow qui n’utilise que ce qui est strictement nécessaire, et qui le fait bien. Dans l’univers des Flow, les ressources principales sont : les variables, les constantes, les collections.

• Les Variables : Elles sont l’épine dorsale de la logique. Une variable sert à stocker une valeur unique (texte, nombre, date, ID d’enregistrement) pour la réutiliser ou la modifier au fil de l’exécution du Flow.
• Les Constantes : Ce sont des valeurs fixes qui ne changent jamais pendant l’exécution du Flow (comme un nom d’utilisateur système, un ID d’enregistrement spécifique, ou un libellé d’erreur standard).
• Les Collections : C’est la ressource clé pour la Bulkification. Une collection est une liste de variables ou d’enregistrements. Au lieu de faire 50 mises à jour d’enregistrements (50 requêtes DML coûteuses), vous stockez les 50 enregistrements modifiés dans une seule collection et effectuez une seule requête DML pour mettre à jour la collection entière.

Les critères de déclenchement doivent être parfaitement maîtrisés.

Savoir quand utiliser le Before Save (pour des mises à jour rapides et optimisées sans DML supplémentaire) ou l’After Save (pour lancer des actions ou des Subflow) est une des meilleures pratiques Salesforce Flow pour éviter les erreurs de gouvernance.

Il est indispensable d’optimiser la performance Flow Salesforce.

La Bulkification est le concept clé : vous devez toujours penser en « gros volumes » pour éviter les erreurs de gouvernance et optimiser les performances, même lors de l’exécution d’un Flow Trigger.

Pour garantir un Flow propre et performant, vous devez maîtriser la logique avancée : utiliser les chemins conditionnels, les boucles, les décisions et les différents modes de tests.

N’oubliez pas la gestion des erreurs personnalisées pour éviter que les problèmes d’un sous-flow ne bloquent tout un processus.

Les Screen Flow sont les plus visibles des Flow : ce sont eux qui permettent de créer des interfaces utilisateurs guidées et interactives directement dans Salesforce.

Ils transforment les processus complexes en expériences fluides et intuitives pour les équipes métier.

Les variables spécifiques au Screen Flow sont la base de l’interactivité.

La maîtrise des composants d’écran (textes, champs dynamiques, choix conditionnels) est essentielle pour rendre l’expérience utilisateur engageante. Savoir les disposer correctement permet de rendre les processus complexes plus simples pour l’utilisateur final.

La gestion des erreurs est vitale : vous devez prévoir des messages d’erreur et des validations claires pour guider l’utilisateur.

Il est également essentiel de comprendre les types d’exécution et de savoir quand un Screen Flow doit être lancé manuellement, via un bouton, une action rapide ou comme un Subflow dans un flux parent pour optimiser le workflow.

Un vrai magicien ne réinvente pas ses sorts à chaque incantation !

Les Subflow permettent de réutiliser la logique existante dans plusieurs autres Flow, tout en gardant une structure claire. C’est la clé pour construire une architecture Flow robuste et évolutive.

Pour savoir comment utiliser Subflow Salesforce, vous devez maîtriser l’échange de données.

Les variables d’entrée et de sortie sont le canal qui permet de transférer des informations entre le Flow parent et le Subflow. Une erreur ici et c’est toute l’automatisation qui peut planter.

La force d’un Subflow réside dans la réutilisation. Un Subflow peut être intégré dans de multiples Flow, ce qui réduit la duplication du code et simplifie la maintenance à long terme.

Si une règle métier change, vous n’avez qu’un seul endroit à mettre à jour, réduisant ainsi les risques d’erreurs.

Les scheduled Flow sont les sorts programmés de Salesforce. Ils vous permettent de planifier l’exécution automatique d’actions à des moments précis, sans intervention humaine.

C’est la solution idéale pour gérer des traitements récurrents comme les rappels, le nettoyage de données Salesforce, les envois de rapports, ou encore les vérifications périodiques.

Les Scheduled Flow sont parfaits pour le nettoyage de données Salesforce, l’envoi de rapports périodiques, ou la gestion des rappels.

Ils garantissent que vos données restent saines et que les actions critiques se déroulent sans intervention manuelle, optimisant le temps des utilisateurs.

Les points clés sont de bien définir la fréquence d’exécution (quotidienne, hebdomadaire, etc.) et d’utiliser des filtres logiques précis pour cibler uniquement les enregistrements nécessaires. Il est crucial de prévoir des erreurs personnalisées pour faciliter le suivi et le débogage de ces traitements de masse.

Maîtriser les Flow Salesforce, c’est bien plus que cliquer et connecter des éléments.

C’est comprendre la logique, structurer la pensée, anticiper les erreurs et créer des automatisations qui font gagner un temps précieux à toute l’entreprise.

Dans notre formation Flow avancée, nous explorons en profondeur ces quatre piliers à travers des exercices pratiques et des cas réels. Avec nos formateurs expérimentés, chaque journée de formation vous plonge dans une dimension concrète de l’automatisation Salesforce : du Flow Trigger au Subflow, en passant par le Screen Flow et les Scheduled Flow.